Melding in het kader van de wet van 28/11/2022 over klokkenluiders
Te volgen procedure bij het ITAA
Inhoudstafel
2. Wanneer kan een melding worden gedaan aan het ITAA?
4. Hoe meld ik een vermoeden van inbreuk?
5. Hoe een melding doen bij het ITAA?
6. Wie ziet toe op de bescherming van de melder?
7. Aan welke voorwaarden moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor bescherming?
9. Welke bescherming geniet u als klokkenluider?
10. Welke procedures zijn van toepassing op de meldingen?
11. Feedback
De wet die doorgaans de ‘klokkenluiderswet’ wordt genoemd, is de wet van 28 november 2022 ‘betreffende de bescherming van melders van inbreuken op het Unie- of nationale recht vastgesteld binnen een juridische entiteit in de private sector’. Deze wet is de omzetting in Belgisch recht van de Europese richtlijn (EU) 2019/1937 van 23 oktober 2019.
Hoofddoel is te zorgen voor een hoog niveau van bescherming van personen, die onder de naam klokkenluiders worden aangeduid, die inbreuken op de EU-wetgeving melden binnen een juridische entiteit van de privésector, en dit op een groot aantal gebieden, waaronder het voorkomen van het witwassen van geld en van de financiering van terrorisme.
Onder bescherming wordt verstaan: maatregelen die worden genomen tegen mogelijke represailles, bedreigingen en pogingen tot represailles tegen de klokkenluider, zijn gezinsleden of collega’s.
Op 5/12/2023 werd een Protocolakkoord ondertekend tussen het ITAA en de federale Ombudsman om de praktische modaliteiten voor samenwerking en informatie-uitwisseling tussen de federale ombudsman en het ITAA te regelen in het kader van de behandeling van externe meldingen van schendingen van EU- of nationaal recht binnen een rechtspersoon in de privésector: 20231205 protocole d’accord MF-ICE NL-FR.pdf
Het ITAA heeft er in het bijzonder op toegezien dat het beroepsgeheim wordt nageleefd in het kader van de samenwerkingsprocedure met de federale ombudsman die is opgenomen in het Protocolakkoord.
1. Wie kan een melding doen?
De volgende personen die informatie over inbreuken met betrekking tot het witwassen van geld hebben verkregen in een werkgerelateerde context in of in verband met een ITAA-kantoor kunnen die melden:
o werknemers die in het kader van hun beroepsactiviteit een inbreuk ontdekken in een kantoor
o zelfstandige medewerkers
o aandeelhouders en personen die behoren tot het bestuurlijk, leidinggevend of toezichthoudend orgaan van een kantoor, met inbegrip van niet bij het dagelijks bestuur betrokken leden
o vrijwilligers en bezoldigde of onbezoldigde stagiairs
o aannemers, onderaannemers en leveranciers
o voormalige werknemers
o toekomstige werknemers (voor informatie die is verkregen tijdens de wervingsprocedure of andere precontractuele onderhandelingen)
o facilitators (natuurlijke personen die een melder tijdens de meldingsprocedure helpen en van wie de hulp vertrouwelijk zou moeten zijn)
De melding kan volledig anoniem gebeuren. In dat geval kent zelfs het ITAA de identiteit van de melder niet en kan hem dus niet informeren over de (on)ontvankelijkheid van de melding, noch hem om nadere informatie of verduidelijking vragen.
2. Wanneer kan een melding worden gedaan aan het ITAA?
Het ITAA is de bevoegde autoriteit voor alle meldingen met betrekking tot het voorkomen van witwassen van geld en financiering van terrorisme.
Personen die informatie hebben verkregen over inbreuken die betrekking hebben op het voorkomen van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme in of in verband met een kantoor of een ITAA-lid, kunnen deze melden via het Contactpunt Klokkenluiders dat al bestaat in het kader van de uitvoering van artikel 90 van de wet van 18/09/2017 tot voorkoming van het witwassen van geld: https://www.itaa.be/nl/contactpunt-klokkenluider/
De Cel Klokkenluiders dient niet om een klacht in te dienen als klant of om een persoonlijk conflict met de werkgever of een confrater te melden.
3. Wie is beschermd?
De klokkenluider is beschermd, maar ook de mensen die als facilitator optreden (bijvoorbeeld collega’s of familieleden). Een facilitator is elke persoon die een melder helpt tijdens de meldingsprocedure en wiens hulp vertrouwelijk moet zijn.
4. Hoe meld ik een vermoeden van inbreuk?
Er zijn verschillende mogelijkheden om een inbreuk te melden.
Een melding moet betrekking hebben op feiten die hebben plaatsgevonden in een privé-organisatie en waarvan de persoon in een werkgerelateerde context kennis heeft genomen.
De wet maakt onderscheid tussen interne en externe meldingen.
Een interne melding is een melding die binnen het kantoor wordt gedaan.
Een externe melding is de mondelinge of schriftelijke mededeling van informatie over inbreuken aan de federale coördinator of de bevoegde autoriteiten.
Elke melding die aan het ITAA wordt doorgegeven, valt in de categorie externe meldingen.
5. Hoe een melding doen bij het ITAA?
Er zijn verschillende manieren om een melding te doen:
- Via de elektronische applicatie: https://www.itaa.be/nl/contactpunt-klokkenluider
- Via e-mail: whistleblowing@itaa.be
- Schriftelijk op papier: te sturen naar het ITAA Contactpunt Klokkenluiders, Vertrouwelijk – Emile Jacqmainlaan 135/2 – 1000 Brussel.
De melding van de klokkenluider moet het ITAA in staat stellen de gemelde feiten te onderzoeken.
De melder, ook een anonieme melder, moet het ITAA ten minste de volgende informatie bezorgen:
- zijn hoedanigheid
- de feiten die de inbreuk aantonen
- de aard van de inbreuk
- de naam en, indien van toepassing, de functie van de betrokken persoon of het betrokken kantoor
- de periode waarin de inbreuk heeft plaatsgevonden
Indien de melder die in zijn bezit heeft, kan elk bewijs van de inbreuk en elk ander element dat hij relevant acht, worden doorgegeven.
De melding wordt bewaard in een vertrouwelijk en beveiligd systeem, waartoe de toegang beperkt is.
6. Wie ziet toe op de bescherming van de melder?
De federale ombudsman ziet toe op de bescherming van de betrokkenen.
Elke beschermde persoon die meent slachtoffer te zijn van of bedreigd te worden met een represaille kan een met redenen omklede klacht indienen bij de federale ombudsman, die een buitengerechtelijke beschermingsprocedure opstart. Klik voor meer informatie op de volgende link: Bescherming tegen represaillemaatregelen.
7. Aan welke voorwaarden moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor bescherming?
Om in aanmerking te komen voor de bescherming die de wet biedt, moeten klokkenluiders aan de volgende voorwaarden voldoen:
- te goeder trouw hebben gehandeld
- gegronde redenen hebben om aan te nemen dat de gemelde informatie op het moment van de melding juist was
- de meldingsprocedure waarin de wet voorziet volgen
De klokkenluider is niet beschermd als de melding is gebaseerd op valse informatie of op informatie die is verkregen als gevolg van een inbreuk.
Klokkenluiders die anoniem informatie hebben gemeld, komen de facto niet in aanmerking voor bescherming.
8. Wat bij represailles?
Onverminderd elk ander administratief of buitengerechtelijk middel heeft elke melder het recht een beroep in te leiden voor de arbeidsrechtbank in geval van represailles.
Het Federaal Instituut voor de bescherming en de bevordering van de rechten van de mens ziet erop toe dat de ondersteuningsmaatregelen worden toegepast, zowel voor interne meldingen, externe meldingen als openbaarmakingen. Het is het centrale informatiepunt voor de bescherming van klokkenluiders.
9. Welke bescherming geniet u als klokkenluider?
De wet biedt bescherming aan personen die te goeder trouw aan het ITAA een inbreuk melden op de wetgeving tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme op de naleving waarvan het ITAA toeziet.
De melder verliest het voordeel van de bescherming niet op de enkele grond dat de te goeder trouw gedane melding onjuist of ongegrond is bevonden. Dit geldt ook voor personen die een anonieme melding hebben gedaan, maar die later zijn geïdentificeerd en het slachtoffer worden van represailles. Facilitators en derden die verbonden zijn met de melders komen in aanmerking voor dezelfde bescherming indien ze gegronde redenen hadden om aan te nemen dat de melder binnen het toepassingsgebied voor bescherming van de wet viel.
Personen die te goeder trouw een dergelijke inbreuk melden, mogen aan het ITAA informatie meedelen die normaliter vertrouwelijk is, mits zij redelijke gronden hebben om aan te nemen dat de melding van die informatie noodzakelijk is voor het onthullen van een inbreuk op de wetgeving tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme. Een dergelijke melding mag geen aanleiding geven tot een burgerrechtelijke, strafrechtelijke of tuchtrechtelijk vorderingen noch tot een professionele sanctie. De melder en de andere beschermde personen kunnen op geen enkele wijze aansprakelijk worden gesteld in gerechtelijke procedures ten gevolge van dergelijke meldingen van inbreuken. Melders van dergelijke informatie kunnen bovendien niet aansprakelijk worden gesteld voor de verwerving van of de toegang tot de informatie die wordt gemeld of openbaar wordt gemaakt, tenzij die verwerving of die toegang op zichzelf een strafbaar feit vormde.
Elke vorm van represaille tegen de melder en andere beschermde personen, waaronder dreigingen met en pogingen tot represailles, is verboden, met name op de volgende wijzen:(zoals ontslag, loonsverlaging, weigering van bevordering, dwang, ongelijke behandeling, pesterijen, weigering van opleiding, enz.).
Klokkenluiders en andere beschermde personen die menen het slachtoffer te zijn van represailles kunnen een klacht indienen bij de federale ombudsman en kunnen zich tot de rechtbank richten. De bewijslast ligt bij de betrokken entiteit die de nadelige maatregel heeft genomen. Klokkenluiders kunnen het ITAA vragen om hun statuut van klokkenluider, inclusief de datum van de melding, te bevestigen bij elke administratieve of gerechtelijke autoriteit.
Klokkenluiders en andere beschermde personen hebben ook toegang tot een reeks ondersteunende maatregelen:
- onafhankelijke en kosteloze adviezen over de rechten van de melder en de rechten van de persoon die wordt beschuldigd van een inbreuk in de melding;
- technisch advies ten aanzien van elke autoriteit die betrokken is bij de bescherming van de melder;
- rechtsbijstand in grensoverschrijdende procedures;
- technische, psychologische, mediagerelateerde en sociale ondersteuning;
- financiële bijstand aan melders in het kader van gerechtelijke procedures.
Het Federaal Instituut voor de bescherming en de bevordering van de rechten van de mens verstrekt onafhankelijke en kosteloze adviezen, rechtsbijstand in grensoverschrijdende procedures en financiële bijstand aan melders in het kader van gerechtelijke procedures.
10. Welke procedures zijn van toepassing op de meldingen?
Klokkenluiders kunnen een inbreuk melden aan het ITAA, ofwel nadat ze een melding hebben gedaan via de interne meldingskanalen van de betrokken entiteit, ofwel door rechtstreeks een melding te richten aan het ITAA via het Contactpunt Klokkenluiders: https://www.itaa.be/nl/contactpunt-klokkenluider/
Binnen het ITAA nemen gespecialiseerde medewerkers die hiertoe zijn opgeleid deze meldingen in behandeling. Deze medewerkers onderhouden contact met de melder als deze contactgegevens heeft achtergelaten.
Ontvangen meldingen worden bewaard in een vertrouwelijk en beveiligd systeem. De toegang tot het systeem is aan beperkingen onderhevig, wat betekent dat de opgeslagen gegevens alleen toegankelijk zijn voor personen binnen het ITAA die toegang tot deze gegevens nodig hebben om hun professionele taken uit te voeren.
Het ITAA stuurt onverwijld, en in elk geval binnen 7 kalenderdagen na ontvangst van de melding, een ontvangstbevestiging via de contactgegevens die door de melder zijn verstrekt, tenzij de melder hiertegen uitdrukkelijk bezwaar heeft gemaakt of de gespecialiseerde medewerkers op redelijke gronden van mening zijn dat dit ten koste zou gaan van de bescherming van de identiteit van melder. Dit ontvangstbewijs bewijst alleen dat de melder informatie heeft gemeld via het Contactpunt Klokkenluiders en het tijdstip waarop deze informatie werd doorgegeven. Deze bevestiging is daarentegen geen bewijs dat het gaat om een melding van een inbreuk die de bescherming van de wet geniet.
Wanneer het ITAA een externe melding ontvangt, beoordeelt het gespecialiseerd personeelslid of de melding informatie over een inbreuk bevat.
Het gespecialiseerd personeelslid controleert of andere bevoegde autoriteiten betrokken zijn bij de melding. Indien nodig worden zij via de federale ombudsman op de hoogte gebracht en wordt een coördinatie met hen tot stand gebracht, in overeenstemming met het bepaalde in het Protocolakkoord tussen het ITAA en de federale ombudsman: 20231205 protocole d’accord MF-ICE NL-FR.pdf
Het ITAA volgt de meldingen nauwgezet op. Het ITAA verifieert de juistheid van de verklaringen in de melding en behandelt indien nodig de inbreuk, bijvoorbeeld door maatregelen of sancties op te leggen. Na een grondige beoordeling van de melding kan ook worden besloten om geen verdere actie te ondernemen, behalve het afsluiten van de procedure. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer een gemelde inbreuk duidelijk van weinig belang is of wanneer het een herhaalde melding betreft die geen significante nieuwe informatie bevat in vergelijking met een eerdere melding waarvoor waarvan de betrokken procedures zijn afgesloten. Bij een groot aantal meldingen kan het ITAA ook prioriteit geven aan de behandeling van ernstige inbreuken of inbreuken op essentiële bepalingen waarvan het de naleving controleert
Indien de melding niet ontvankelijk wordt geacht, wordt de betrokkene daarvan binnen 30 dagen na ontvangst van de melding schriftelijk in kennis gesteld, behalve in het geval van een anonieme melding.
11. Feedback
Gezien de wettelijke beperkingen van het beroepsgeheim van het ITAA ontvangt de melder alleen in zeer uitzonderlijke omstandigheden feedback.
Het ITAA kan de melder met name geen tussentijdse feedback geven over het gevolg dat aan de melding wordt gegeven. Het ITAA kan alleen feedback geven over het eindresultaat van de onderzoeken die zijn uitgevoerd naar aanleiding van de melding als de melding leidt tot maatregelen of sancties die nominatief worden gepubliceerd. In dat geval verwijst het ITAA de melder naar de publicatie van deze maatregel of sanctie.