Point de contact lanceurs d'alerte – loi du 18 septembre 2017 – LAB
- Remarque préalable
- Introduction
- Qu’est-ce que le point de contact lanceurs d’alerte?
- Qui peut effectuer un signalement?
- Un signalement peut-il se faire de manière anonyme?
- Quelles sont les procédures applicables aux signalements?
- Quelles sont les règles de confidentialité applicables?
- Quelles sont les informations qui peuvent être communiquées via le point de contact lanceurs d’alerte?
- Quel feedback un informateur peut-il attendre?
- Comment procéder à un signalement?
- Traitement des données personnelles
REMARQUE PREALABLE
La loi du 18/09/2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l’utilisation des espèces ((ci-après, la ‘loi du 18 septembre 2017’) prévoit l’obligation de mettre en place deux procédures de signalement :
- L’une est interne (article 10 LAB) et doit être mise en place par le cabinet, dans le but de permettre aux membres du personnel, aux agents ou aux distributeurs de signaler à l’AMLCO ou au responsable au plus haut niveau des infractions aux obligations énoncées au Livre II de la LAB (c-à-d : les article 8 à 65 LAB).
- L’autre est externe (article 90 LAB) et doit être mise en place par l’ITAA, en tant qu’autorité de contrôle, afin de permettre aux dirigeants, aux membres du personnels, aux agents, aux distributeurs et aux tiers de signaler des infractions, supposées ou avérées, à l’ensemble de la LAB, ainsi qu’aux arrêtés et règlement pris en son exécution.
Dans la plupart des cas, le choix de la procédure de signalement interne ou externe appartient au collaborateur (qui peut, s’il le souhaite, également signaler l’infraction via les 2 canaux en même temps). Exemple : un collaborateur constate qu’aucune procédure d’identification et/ ou de vérification de l’identité n’a été mise en place au sein de son cabinet. Le collaborateur pourra le signaler en interne au sein du cabinet et/ ou en externe auprès de l’ITAA. [1]
INTRODUCTION
Vous vous trouvez dans la section du site web de l’ITAA dédiée aux signalements effectués par des lanceurs d’alerte en application de la loi du 18 septembre 2017. Un lanceur d’alerte est une personne qui constate des infractions à la LAB par un membre ITAA et qui signale ces infractions à l’ITAA. Il peut s’agir d’un collaborateur du cabinet d’un membre ITAA mais aussi d’un tiers.
L’ITAA préserve le caractère confidentiel de l’identité des lanceurs d’alerte. Les signalements peuvent également se faire de manière anonyme.
La loi prévoit une protection pour les personnes qui signalent de bonne foi une infraction à l’ITAA: “Le membre du personnel ou le représentant de l’entité assujettie qui a adressé de bonne foi un signalement à l’autorité de contrôle ne peut faire l’objet d’aucune action civile, pénale ou disciplinaire, ni se voir imposer aucune sanction professionnelle qui serait intentée ou prononcée en raison du fait qu’il a procédé audit signalement. Cette protection est également d’application lorsque le signalement effectué de bonne foi, mentionne des éléments qui figurent ou auraient dû figurer dans une déclaration d’opération suspecte.
Tout traitement défavorable ou discriminatoire à l’égard de cette personne ainsi que toute rupture de la relation de travail ou de représentation en raison du signalement auquel cette personne a procédé est interdit.” (article 90 de la loi du 18 septembre 2017)
Les signalements émanant de lanceurs d’alerte doivent permettre à l’ITAA d’examiner les faits dénoncés. Ceux-ci doivent dès lors être décrits de manière suffisamment précise et détaillée. Ils doivent, si possible, être documentés à l’aide de pièces justificatives.
Un signalement d’infraction peut s’effectuer par différents canaux : via le Point de contact Lanceurs d’alerte sur ce site web.
Vous trouverez ci-dessous des explications plus détaillées et les instructions à suivre pour
procéder à un signalement comme lanceur d’alerte.
QU’EST-CE QUE LE POINT DE CONTACT LANCEURS D’ALERTE?
- Le Point de contact Lanceurs d’alerte a été instauré pour permettre de signaler à l’ITAA des infractions supposées ou avérées à la loi du 18 septembre 2017. Les lanceurs d’alerte (encore appelés “informateurs”) peuvent aider à détecter des situations dans lesquelles les membres ITAA sont en infraction à la LAB et à faire en sorte que ces infractions à la loi du 18 septembre 2017 soient traitées et punies de manière adéquate.
- Le Point de contact Lanceurs d’alerte n’est pas conçu pour déposer une plainte en tant que client d’un membre ITAA ou pour signaler un conflit personnel avec un employeur ou un confrère. Pour les questions de consommateurs et pour les plaintes, il existe d’autres canaux de communication tant au sein de l’ITAA qu’en dehors de celui-ci. Au sein de l’ITAA, vous pouvez consulter les informations sur le lien suivant : https://www.itaa.be/fr/discipline-professionnelle-de-litaa/
Pour introduire une plainte à l’encontre d’un professionnel, vous pouvez cliquer directement sur le lien suivant :https://www.itaa.be/fr/formulaires/formulaire-de-plainte-disciplinaire/ - Le Point de contact Lanceurs d’alerte n’est pas conçu pour que les membres ITAA signalent une infraction supposée ou avérée à la loi du 18 septembre 2017 par l’un de leurs clients. En tant qu’entités assujetties à la loi du 18 septembre 2017, les membres ITAA sont tenus de faire une déclaration directement à la CTIF en ce cas [2]. Vous trouverez le formulaire de déclaration à la CTIF en cliquant sur le lien suivant : https://www.ctif-cfi.be/index.php/fr/dispositif-belge/formulaire-de-declaration
QUI PEUT EFFECTUER UN SIGNALEMENT ?
Toute personne, qui constate des infractions supposées ou avérées à la loi du 18 septembre 2017 par un membre ITAA, peut le signaler.
UN SIGNALEMENT PEUT-IL SE FAIRE DE MANIÈRE ANONYME ?
- Un signalement d’infraction peut, si son auteur le souhaite, se faire de manière totalement anonyme. Dans ce cas, l’ITAA ne connaît pas l’identité de l’informateur et ne peut donc pas prendre contact avec lui pour demander des informations ou explications supplémentaires.
- L’ITAA préserve par ailleurs le caractère confidentiel de l’identité d’une personne qui effectue un signalement en se faisant connaître de l’ITAA. Cela vaut aussi bien pour une personne qui révèle immédiatement son identité que pour une personne qui décide à un stade ultérieur de dévoiler son identité.
- Si le signalement se fait de manière anonyme, l’informateur devra toujours communiquer toutes les informations nécessaires pour que l’ITAA puisse identifier de manière exacte la personne/ la société/ le cabinet dénoncé(e) dans le cadre de l’alerte ainsi que l’objet exact de l’infraction supposée (avec des pièces probantes le cas échéant). Sans ces précisions, l’ITAA se retrouve dans l’impossibilité de traiter le signalement d’infraction, ceci à défaut de pouvoir recontacter l’informateur.
QUELLES SONT LES PROCÉDURES APPLICABLES AUX SIGNALEMENTS ?
- Les signalements d’infractions sont traités au sein de l’ITAA par des membres du personnel spécialisés. Les membres du personnel spécialisés entretiennent les contacts avec l’informateur si celui-ci s’est fait connaître.
- Les signalements reçus sont conservés dans un système confidentiel et sécurisé. L’accès à ce système est limité afin que seules les personnes au sein de l’ITAA qui ont besoin des données qui y sont conservées pour exercer leurs fonctions puissent disposer de ces données. Les données – obligatoirement anonymisées au préalable – pourront, le cas échéant, être transmises aux membres du Conseil, du Comité exécutif, des comités ou des cellules de l’ITAA, ce afin de prendre une décision sur la mesure d’enquête à prendre ou à des fins statistiques.
- Lorsqu’il reçoit un signalement transmis via le Point de contact Lanceurs d’alerte, l’ITAA envoie dans les deux semaines un accusé de réception à l’adresse électronique indiquée par l’informateur, à moins que ce dernier n’ait explicitement fait part de son objection à ce sujet. Cet accusé de réception prouve uniquement que la personne concernée a transmis des informations via le Point de contact Lanceurs d’alerte et à quel moment cette transmission a eu lieu. L’accusé de réception ne prouve en revanche pas qu’il s’agit d’un signalement d’infraction bénéficiant de la protection prévue par la loi.
- L’ITAA confirme dans les 6 semaines, à dater de l’envoi de l’accusé de réception, à l’informateur qui a mentionné des données de contact si son signalement constitue ou non un signalement d’infraction à la loi du 18 septembre 2017. Cette confirmation n’a pas lieu si l’intéressé a explicitement fait part de son objection à ce sujet ou si les membres du personnel spécialisés ont des motifs raisonnables de croire que cela compromettrait la protection de l’identité de cette personne.
- S’il ne s’agit pas d’un signalement d’infraction à la loi du 18 septembre 2017, la personne est, le cas échéant, renvoyée vers le canal interne adéquat au sein de l’ITAA ou vers l’autorité externe à l’ITAA qui pourra l’aider.
QUELLES SONT LES RÈGLES DE CONFIDENTIALITÉ APPLICABLES ?
- Les données relatives à un signalement d’infraction, y compris l’identité de la personne qui y est accusée d’une infraction, tombent sous le coup des règles régissant le secret professionnel. Ces règles interdisent aux membres du personnel de l’ITAA de divulguer à d’autres personnes ou autorités les informations confidentielles dont ils ont eu connaissance en raison de leurs fonctions, si ce n’est dans des cas exceptionnels qui sont spécifiés dans la loi.
- L’ITAA préserve le caractère confidentiel de l’identité de l’informateur, même lorsqu’il communique un signalement d’infraction à une autre personne ou autorité (comme la Cellule de traitement des informations financières) dans l’un des cas exceptionnels prévus par la loi du 18 septembre 2017. Dans cette dernière hypothèse, l’ITAA fait tout ce qui est raisonnablement possible pour veiller à ce que la communication à une autre personne ou autorité ne révèle pas, directement ou indirectement, l’identité de l’informateur.
- Les données relatives à un signalement d’infraction, y compris l’identité de la personne qui y est accusée d’une infraction, ne sont communiquées au sein de l’ITAA qu’aux personnes qui ont besoin de ces données dans l’exercice de leurs fonctions. L’identité de l’informateur est protégée par des règles de confidentialité encore plus strictes : en principe, seuls les membres du personnel spécialisés en prennent connaissance et font tout ce qui est raisonnablement possible pour veiller à ce que, lorsqu’ils communiquent un signalement d’infraction aux personnes au sein de l’ITAA qui ont besoin de cette information dans l’exercice de leurs fonctions, cette communication ne révèle pas, directement ou indirectement, l’identité de l’informateur.
QUELLES SONT LES INFORMATIONS QUI PEUVENT ÊTRE COMMUNIQUÉES VIA LE POINT
DE CONTACT LANCEURS D’ALERTE ?
- L’ITAA assure uniquement le suivi des signalements d’infractions à la loi du 18 septembre 2017. Le Point de contact Lanceurs d’alerte n’est donc pas conçu pour signaler des infractions à d’autres législations.
- Les signalements doivent permettre à l’ITAA d’examiner les faits dénoncés. Les informations doivent être transparentes, compréhensibles et fiables. L’informateur doit, pour ce faire, décrire les faits de manière précise et suffisamment détaillée et, si possible, les documenter à l’aide de pièces justificatives à transmettre en même temps que le signalement de l’infraction. Sont notamment importants : la nature de l’infraction, le nom et la fonction de la personne faisant l’objet d’un signalement, le lieu de l’infraction, la période sur laquelle portent les faits et tout autre élément qui paraît pertinent à l’informateur.
- Les membres du personnel spécialisés de l’ITAA peuvent, en utilisant les données de contact indiquées par l’informateur, demander à ce dernier de clarifier les informations et documents communiqués et de transmettre des informations et documents supplémentaires, à moins que l’informateur (non anonyme) n’ait explicitement fait part de son souhait de ne pas être contacté.
QUEL FEEDBACK UN INFORMATEUR PEUT-IL ATTENDRE ?
En raison du secret professionnel auquel il est tenu en vertu de la loi, l’ITAA ne donne pas de feedback individuel sur les enquêtes menées à la suite d’un signalement. Les infractions, si elles sont avérées, peuvent faire l’objet de mesures ou de sanctions appropriées. Dans certains cas, ces mesures ou sanctions peuvent être rendues publiques sur le site web de l’ITAA.
COMMENT PROCÉDER À UN SIGNALEMENT ?
Via l’application électronique: https://www.itaa.be/fr/point-de-contact-lanceur-dalerte/
TRAITEMENT DES DONNÉES PERSONNELLES
L’ITAA traitera les données à caractère personnel que vous lui aurez transmises conformément à sa déclaration de protection de la vie privée.
Notes de bas de page
[1] Il existe cependant des cas dans lesquels le signalement interne prévu par l’article 10 LAB ne pourra pas avoir lieu :
- Un collaborateur constate qu’un paiement de plus de 3.000 EUR en espèces a été reçu par le cabinet (infraction au Livre III de la LAB). Cette infraction peut être signalée à l’ITAA conformément à l’article 90 LAB. En revanche, cette infraction n’entre pas dans le champ d’application de la procédure de signalement interne de l’article 10 LAB (celle-ci ne couvre que le Livre II de la LAB).
- Dans les petits cabinets, un renvoi vers la possibilité d’utiliser le Point de Contact – Lanceurs d’alerte de l’ITAA peut être fait dans le Manuel de procédures internes du cabinet pour autant qu’il puisse être prouvé que la mise en place d’un canal interne de signalement d’infractions à la loi antiblanchiment ne pourrait être efficace au sein du cabinet. Le critère à prendre en considération est la possibilité ou non de garantir l’anonymat du collaborateur qui utilise la procédure de whistleblowing interne. Pour en savoir plus, vous pouvez consulter l’article suivant : https://www.blogitaa.be/fr/2022/09/12/position-de-litaa-est-il-obligatoire-de-mettre-en-place-un-canal-anonyme-specifique-et-independant-pour-signaler-les-infractions-a-la-lab-au-sein-de-tout-cabinet/
[2] L’ITAA se réserve le droit de demander, le cas échéant, une copie de la déclaration et de l’accusé de réception délivré par la CTIF prouvant que l’entité assujettie contrôlée a bien fait une déclaration de soupçon à la CTIF.